Цифровізація охорони праці: що змінить електронний документообіг для бізнесу та працівників

Під час круглого столу «Цифровізація охорони праці: відкритий діалог бізнесу та держави» представники Держпраці, Мінекономіки, профільної спільноти та компаній обговорили практичні наслідки переходу на електронний документообіг. Захід організували IT-платформа WhiteDoc і медіа WorkSafe.UA.

Суть змін у тому, що електронний документообіг поступово стає нормою для підприємств, разом із ним змінюються погодження документів, контроль виконання вимог і взаємодія між підрозділами. Для спеціаліста з охорони праці це означає нові можливості управління, але й нові вимоги до організації роботи. На практиці виникають конкретні питання: які документи вже можна вести виключно в електронному вигляді, чи потрібно дублювати їх на папері, як коректно застосовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП), на що звертають увагу інспектори під час перевірок і як побудувати систему, що відповідає законодавству та водночас працює швидко.

Директор Департаменту з питань безпеки праці Держпраці Олександр Ігнатов зазначив, що цифровізація підходить лише для білого та відповідального бізнесу, і перевіряючі органи це враховують. За його словами, в цифрі можна тримати не лише охорону праці, а й усі трудові відносини. «Це зручно і працівникам, які можуть потім відстоювати свої права в суді. Це зручніше і нам, оскільки ми працюватимемо з документами, які неможливо підробити», — сказав він. Ігнатов також зауважив, що паперовий варіант варто залишити тим, кому гаджети щось не дозволяє використовувати.

Начальник відділу охорони праці і пожежної безпеки компанії «Дніпро-М» Вадим Глухов наголосив, що цифровізація дає змогу не просто фіксувати проведення інструктажу, а робити висновки й працювати над помилками. «Ми отримали більше часу на аналіз ризиків, на профілактику, на роботу з людьми. Ми економимо не час на безпеку — ми економимо час для безпеки», — підкреслив він. Ігнатов погодився, що головне — аби інструктаж не зводився до формальності, адже статистика свідчить: на підприємствах часто травмуються саме досвідчені працівники, які вважають, що інструктаж їм не потрібен.

Окремо йшлося про державний проєкт. У серпні Мінекономіки винесло на громадське обговорення проєкт постанови Кабміну щодо запровадження єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій». Начальник відділу з питань умов праці та безпеки і здоров’я працівників департаменту праці та зайнятості Мінекономіки Олександр Шутенко розповів, що систему створювали для розв’язання питань зайнятості, вона ще на стадії розробки, а в планах — надати бізнесу безкоштовний доступ до неї. «Наша мета — дати бізнесу цифрові рішення», — зазначив він.

Керівник департаменту по роботі з ключовими клієнтами WhiteDoc Денис Фокін назвав серед головних переваг економію часу та зменшення ризиків. За його словами, ручне введення даних завжди породжує помилки, а цифровізація дає змогу зібрати процеси в одному середовищі, спростити пошук і контроль інформації. «Це не просто переведення в цифру — це керованість процесу», — пояснив він.

У заході також брали участь заступник начальника Центрального міжрегіонального управління Держпраці Андрій Тименко, директор консалтингового агентства з управління ризиками у сфері безпеки праці Racio Олександр Ратій, провідний інженер з охорони праці компанії «Хенкель Баутехнік (Україна)» Галина Васюра, а модерувала обговорення керівниця проєкту WorkSafe.UA та головна редакторка журналу «Worksafe.UA. Безпека та здоров’я на роботі» Олександра Дзюба.

Отже, цифровізація охорони праці — це не лише про зручність документообігу. Для бізнесу це шанс зменшити ризики помилок і вивільнити час на профілактику, для працівників — можливість мати захищені електронні докази, а для держави — простіший контроль. Питання лишається в практичній площині: як швидко підприємства зможуть перейти на цифру та наскільки доступними будуть державні рішення на кшталт «Обрію».