Помилки ФОПів з документами: як не втратити папери та уникнути проблем

Законодавство вимагає від фізичних осіб-підприємців та компаній відповідально ставитися до зберігання документів, що підтверджують їхню господарську діяльність і сплату податків. Часто помилки виникають не лише через незнання переліку паперів, а й через неправильний підрахунок строку їхнього зберігання.

Зокрема, щонайменше п'ять років слід зберігати регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність юридичних осіб, а також фінансову звітність ФОПів на спрощеній системі, які виплачували доходи нерезидентам. До цього переліку входять й інші документи, пов'язані з нарахуванням та сплатою податків і зборів, якщо їхнє ведення передбачене законодавством.

Окремий п'ятирічний строк (або 1825 днів) встановлено для документів, необхідних для проведення податкового контролю. Це правило також поширюється на певні документи осіб, щодо яких після набуття чинності законом №2970 ухвалили рішення про ліквідацію.

Важливо розуміти: п'ятирічний строк не завжди починається від дати, зазначеної на самому документі. Відлік ведеться від дати подання звітності до контролюючого органу. Наприклад, якщо декларацію датували січнем, але фактично подали до податкової лише у квітні, строк зберігання рахуватиметься саме від квітня. Крім того, на тривалість строку можуть впливати періоди, коли перебіг строків давності тимчасово зупинявся, зокрема окремі періоди карантину через COVID-19.

Щоб уникнути штрафів та проблем із податковою, підприємцям варто завчасно перевірити свої архіви та переконатися, що всі необхідні документи зберігаються відповідно до вимог законодавства. Правильний підрахунок строків може врятувати від неприємних сюрпризів під час перевірок.